Datenschutzhinweise Arbeitsbericht
Stand: November 2026
Kurz gesagt: Der Arbeitsbericht ist eine Web-Anwendung von neufeld.digital, mit der Handwerksbetriebe Arbeitsberichte per Sprachaufnahme oder von Hand erstellen und Fotos beifügen. Für die Daten im Arbeitsbericht ist der Betrieb verantwortlich, der ihn nutzt. Wir betreiben die Anwendung in seinem Auftrag auf Servern in Deutschland, ohne Werbung, ohne Tracking und ohne Weitergabe zu eigenen Zwecken. Alle Verbindungen laufen über Cloudflare, und für das Diktat nutzen wir KI-Modelle von OpenAI, die Daten auch in den USA verarbeiten (Abschnitte 5 und 6).
1. Wer verantwortlich ist
Der Betrieb. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Betrieb, der den Arbeitsbericht gebucht hat, für Mitarbeiter also der Arbeitgeber. Er entscheidet, wer einen Zugang bekommt, was in die Berichte kommt und wie lange sie bleiben. Mit Fragen zu Ihren Daten wenden Sie sich am besten zuerst an ihn.
Wir als Auftragsverarbeiter. Olga Neufeld, neufeld.digital, Heinrich-Heine-Straße 10, 46282 Dorsten, kontakt@neufeld.digital, betreibt den Arbeitsbericht für den Betrieb. Wir verarbeiten die Daten nur nach seinen Weisungen und auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, den der Betrieb mit uns schließt (Art. 28 DSGVO): neufeld.digital/avv.
Wo wir selbst verantwortlich sind. Für den Vertrag mit dem Betrieb, also Vertrags-, Abrechnungs- und Supportdaten, und für die Prüfung des Einzelzugangs im Tarif „allein“ (Abschnitt 8) sind wir selbst Verantwortliche. Dafür gilt ergänzend unsere Datenschutzerklärung unter neufeld.digital/datenschutz.
2. Welche Daten der Arbeitsbericht verarbeitet
Zugänge. Name, E-Mail-Adresse, Rolle (Chef oder Mitarbeiter), Status, Zeitpunkt der Einladung und der letzten Anmeldung. Passwörter speichern wir nie im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Fingerabdruck (scrypt). Zu jeder Anmeldung speichern wir eine Gerätebezeichnung wie „iPhone · Safari“, den Beginn, die letzte Nutzung und das Ablaufdatum.
Berichte. Alles, was in einen Bericht eingetragen wird: Kunde mit Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kundennummer, Einsatzort, Datum, Monteur, Auftrag, ausgeführte Arbeiten, Material mit Preisen, Arbeitszeit, Beginn und Ende, Pause, Fahrtzeit und Kilometer, Baustelle oder Projekt, Hinweise, Fotos und Unterschriften mit Datum und Uhrzeit der Unterschrift. Dazu Firmenname, Briefkopf und Logo des Betriebs.
Notizen. Titel, Text, Skizzen und Fotos sowie diktierte Inhalte. Wird eine Notiz per E-Mail verschickt, auch die Empfänger-Adressen; auf Wunsch merkt sich der Arbeitsbericht neue Empfänger in den Einstellungen des Betriebs.
Projekte und Baustellen. Name und zugeordnetes Material.
Sprachaufnahmen für die KI. Sie dienen nur dazu, einen Entwurf zu erstellen (Abschnitt 5). Auf unserem Server speichern wir die Sprachaufnahme nicht. Ohne Netz bleibt sie bis zum Versand auf dem Handy und wird danach dort gelöscht. Fotos, die Sie dem Bericht beifügen, speichern wir mit dem Bericht; die KI wertet sie nicht aus.
Arbeiten ohne Netz. Ohne Netz speichert der Arbeitsbericht die Aufnahme, Fotos und eine Einsatzbestätigung des Kunden mit Unterschrift auf dem Handy, bis wieder Netz da ist. Dann wird daraus der Bericht erstellt, und die Daten werden vom Handy gelöscht. Im Bericht steht, wann der Kunde unterschrieben hat und wann der Bericht erstellt wurde.
Technische Daten. Bei jeder Anfrage verarbeiten Cloudflare und unser Server Ihre IP-Adresse und Verbindungsdaten. Unser Server protokolliert Zeitpunkt, Art und Pfad der Anfrage ohne Parameter, Statuscode und Dauer. Außerdem protokolliert er Anmelde-Ereignisse mit E-Mail-Adresse, etwa Anmeldungen, Fehlversuche, Einladungen und Passwort-Änderungen. Bei auffällig vielen Fehlversuchen von einer Adresse halten wir die IP-Adresse gekürzt fest.
Verbindung zum Lager. Ist der Arbeitsbericht mit dem Lager des Betriebs verbunden, erscheinen Ihre im Lager gebuchten Materialentnahmen in Ihrem Bericht. Dafür werden die Zugänge (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status, Passwort-Fingerabdruck) ins Lager gespiegelt. Näheres steht in den Datenschutzhinweisen zum Lager.
3. Wer was sieht
- Mitarbeiter sehen ihre eigenen Berichte.
- Der Chef sieht alle Berichte des Betriebs und verwaltet Zugänge, Einstellungen und Logo.
- Notizen sieht im Arbeitsbericht nur, wer sie angelegt hat, auch der Chef nicht.
- Wir als Betreiber greifen nur auf Daten zu, wenn es für Betrieb, Wartung und Fehlerbehebung nötig ist oder der Betrieb uns darum bittet.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Der Betrieb nutzt den Arbeitsbericht, um Arbeiten bei Kunden zu dokumentieren, abzurechnen und intern zu organisieren. Die Rechtsgrundlage legt der Betrieb als Verantwortlicher fest. In der Regel sind das:
- für Daten seiner Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Auftrags) und lit. f (Nachweis der erbrachten Leistung),
- für Daten seiner Mitarbeiter Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsverhältnisses),
- für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Server-Protokolle und Anmeldebremse schützen die Anwendung vor Missbrauch; Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der Arbeitsbericht ist nicht dafür gebaut, Leistung oder Verhalten zu überwachen. Ob und wie der Betrieb Zeiten und Berichte auswertet, entscheidet er in eigener Verantwortung, gegebenenfalls zusammen mit dem Betriebsrat.
5. Künstliche Intelligenz
Das Diktieren nutzt KI-Modelle von OpenAI:
| Funktion | Was übertragen wird | Modell |
|---|---|---|
| Bericht diktieren | die Sprachaufnahme; danach der erkannte Text, ein vorgegebener Kundenname und die Artikelnamen aus dem Lager | gpt-4o-transcribe, gpt-4o |
| Notiz diktieren | die Sprachaufnahme; danach der erkannte Text sowie Titel und Text der bestehenden Notiz | whisper-1, gpt-4o |
Anbieter ist OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, als Unterauftragsverarbeiter. OpenAI verarbeitet die Daten auch in den USA; die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). OpenAI nutzt Daten aus seiner Schnittstelle nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie zur Missbrauchserkennung höchstens 30 Tage.
Die Sprachaufnahme reichen wir nur im Arbeitsspeicher an OpenAI weiter. Fotos gehen nicht an die KI. Das Ergebnis der KI ist immer ein Entwurf: Sie prüfen und korrigieren ihn, bevor Sie speichern. Automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO gibt es nicht, und Berichte lassen sich auch ganz ohne KI von Hand schreiben.
Bitte diktieren Sie nur, was in den Bericht gehört, und keine Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerte Angaben.
6. Weitere Empfänger
| Empfänger | Wofür | Ort und Absicherung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen | Server im Rechenzentrum Nürnberg, verschlüsselte Sicherungen in Falkenstein | Deutschland |
| Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA | Weiterleitung aller Verbindungen, Schutz vor Angriffen, DNS | USA: DPF, Standardvertragsklauseln |
| Plus Five Five, Inc. („Resend“), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA | E-Mails: Einladungen, Passwort-Links, verschickte Notizen, fertige Berichte an Kunden, Hinweise zum Vertrag | USA: DPF, Standardvertragsklauseln |
| OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland | KI-Funktionen (Abschnitt 5) | Irland und USA: Standardvertragsklauseln |
| Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland | unser Postfach für Support und Betriebshinweise (Google Workspace) | Irland, USA möglich: DPF, Standardvertragsklauseln |
Alle sind Unterauftragsverarbeiter mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Cloudflare entschlüsselt die Verbindung kurz, um sie auf Angriffe zu prüfen, und leitet sie verschlüsselt an unseren Server weiter. Die PDF-Datei eines Berichts erzeugt unser eigener Server; die Daten verlassen ihn dabei nicht.
Teilen Sie einen Bericht als PDF, etwa per WhatsApp oder E-Mail, geschieht das über Ihr Gerät und die App, die Sie dafür wählen; dafür gelten deren Bedingungen. Notizen, die Sie per E-Mail verschicken, gehen über Resend an die Empfänger, die Sie auswählen. Ist die E-Mail-Adresse des Kunden im Bericht eingetragen, schicken wir ihm den fertigen Bericht nach dem Abschließen über Resend, sofern der Betrieb das nicht ausgeschaltet hat. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.
7. Cookies und Speicher im Browser
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| ab_sitzung (Cookie) | hält Sie angemeldet | 90 Tage, verlängert sich bei Nutzung |
| ab_geraet (Cookie, nur Tarif „allein“) | bindet den Zugang an Ihr Gerät | 1 Jahr |
| __cf_bm, cf_clearance (Cookies von Cloudflare) | Abwehr von Bots und Angriffen | 30 Minuten; cf_clearance nach einer Sicherheitsprüfung, standardmäßig 30 Minuten |
| theme (lokaler Speicher) | helle oder dunkle Darstellung | bis Sie ihn löschen |
| Auf dem Handy (lokaler Speicher) | Fotos aus dem Reiter „Foto“, offline gespeicherte Notizen, eigene Feldvorgaben, ohne Netz gespeicherte Aufnahmen, Fotos und Kundenbestätigungen bis zum Versand; die Dateien der App, damit sie auch ohne Netz startet | bis zum Speichern oder Löschen; bis zum Versand bzw. bis zur nächsten Version der App |
Alle Einträge sind technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gibt es nicht. Auf einem Gerät, das mehrere Personen nutzen, sollten Sie sich nach der Arbeit abmelden.
8. Tarif „allein“: Einzelzugang
Im Tarif „allein“ gehört ein Zugang genau einer Person. Damit das so bleibt, gilt zusätzlich:
- Der Zugang wird an ein Gerät gebunden (Cookie „ab_geraet“). Gespeichert werden nur ein Fingerabdruck der Gerätekennung und der Zeitpunkt des letzten Wechsels. Das Gerät lässt sich einmal in 7 Tagen wechseln.
- Beim Speichern eines Berichts prüfen wir, ob sich seine Uhrzeiten am selben Tag mit einem anderen Bericht überschneiden. Überschneidungen und Gerätewechsel halten wir in einem Protokoll fest, das nur wir einsehen. Eine automatische Sperre folgt daraus nicht.
Für diese Prüfung sind wir selbst verantwortlich. Zweck ist, den Einzelzugang durchzusetzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über den Einzelzugang) und lit. f (Schutz vor unerlaubter Mehrfachnutzung). Einträge im Protokoll löschen wir nach 12 Monaten, spätestens mit den übrigen Daten nach Vertragsende.
9. Wie lange Daten gespeichert werden
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Berichte, Notizen, Projekte | bis der Betrieb oder der Nutzer sie löscht, spätestens bis zur Löschung nach Vertragsende |
| Zugänge | bis der Chef sie löscht; der Name bleibt in bestehenden Berichten als Monteur stehen |
| Anmeldungen (Sitzungen) | 90 Tage nach der letzten Nutzung |
| Einladungs- und Passwort-Links | Chef-Einladung 48 Stunden, Mitarbeiter-Einladung 7 Tage, Passwort-Link 1 Stunde, jeweils nur einmal nutzbar |
| Sprachaufnahmen für die KI | bei uns nicht; bei OpenAI höchstens 30 Tage |
| Server-Protokolle | 7 Tage |
| Sicherheitsprotokoll (Gerätewechsel, gelöschte Zugänge) und Protokoll „allein“ | 12 Monate, spätestens bis zur Löschung nach Vertragsende |
| Sicherungen | 30 Tage, verschlüsselt |
Was der Betrieb aufbewahren muss, etwa Unterlagen zur Abrechnung, legt er selbst fest. Berichte kann er jederzeit als PDF sichern.
10. Ende des Vertrags
Bis zum Ende des Vertrags kann der Betrieb jeden Bericht jederzeit als PDF sichern. Wir erinnern jeden Chef per E-Mail daran, sobald das Vertragsende feststeht, und noch einmal sieben Tage vorher.
Endet der Vertrag, sperren wir den Zugang des Betriebs und löschen alle Daten des Betriebs automatisch. Eine Herausgabe der Daten nach Vertragsende gibt es nicht. In den verschlüsselten Sicherungen sind die Daten danach noch bis zu 30 Tage enthalten.
11. Sicherheit
- Server in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland: Nürnberg, Sicherungen in Falkenstein.
- Jeder Betrieb hat eine eigene, abgeschottete Instanz mit eigenem Datenordner.
- Verbindungen nur verschlüsselt und nur über Cloudflare; direkte Zugriffe auf die Anwendungen sind gesperrt.
- Passwörter und Anmeldungen speichern wir nur als Fingerabdruck.
- Nach 5 falschen Passwörtern ist ein Zugang 15 Minuten gesperrt; viele Fehlversuche von einer Adresse werden gebremst.
- Höchstens 2 Geräte je Zugang; beim dritten wird das älteste abgemeldet.
- Tägliche Sicherung, verschlüsselt mit RSA-4096 und AES-256-GCM; der Schlüssel zum Öffnen liegt nicht auf dem Server. Eine weitere verschlüsselte Kopie lagert wöchentlich auf einem Rechner von neufeld.digital, nicht in einer Cloud.
- Automatische Sicherheitsupdates; der Betreiber-Bereich ist zusätzlich durch Cloudflare Access geschützt.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 18, 20 und 21 DSGVO). Weil der Betrieb verantwortlich ist, wenden Sie sich damit am besten an ihn. Erreicht uns Ihre Anfrage, leiten wir sie unverzüglich an den Betrieb weiter und helfen ihm bei der Antwort. Zur Prüfung im Tarif „allein“ wenden Sie sich direkt an uns: kontakt@neufeld.digital.
Widerspruch: Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
13. Beschwerde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für Ihren Betrieb zuständigen. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.
14. Änderungen
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich der Arbeitsbericht oder unsere Dienstleister ändern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.